khach san trong khach san Chuyện làng nước
Thứ sáu, 21/11/2014

Phối hợp mọi hoạt động giữa các bộ phận trong khách sạn

Chủ nhật, 14/08/2011

Atks.vn - Ủy ban điều hành hoạt động (EOC) (Executive Operating Committee) của một khách sạn gồm Tổng Giám đốc và các lãnh đạo cấp cao. Không thể đưa ra một công thức rập khuôn cho một Ủy ban điều hành hoạt động (EOC). Thành viên của Ủy ban điều hành hoạt động (EOC) phải là những lãnh đạo chịu sự lãnh đạo của Tổng Giám đốc.

Điều đầu tiên cần ghi nhận là các thành viên của Ủy ban điều hành hoạt động (EOC) là những người điều hành cao cấp trong ban lãnh đạo. Họ là những Giám đốc bộ phận chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Tổng Giám đốc. Các thành viên của Ủy ban điều hành hoạt động (EOC) cũng chịu trách nhiệm về ngân sách hàng năm cho bộ phận của mình để cấp trên duyệt. Các thành viên khác: Tổng Giám đốc, Giám đốc thường trực, Giám đốc tiếp thị & kinh doanh, Giám đốc nhà hàng và người kiểm soát tài chính phải hội ý với nhau để đưa ra dự kiến về công suất, thu nhập và lợi nhuận của khách sạn cho mỗi năm tài chính. Dự kiến này tạo cơ sở cho ngân hàng hàng năm của khách sạn và ngân sách cho các khoản khen thưởng liên đới.

Chức năng thực sự của Ủy ban điều hành hoạt động (EOC) phụ thuộc vào sự lựa chọn để sử dụng của Tổng Giám đốc về mô hình quản lý và cấu trúc của những cuộc họp bàn về cách quản lý trong khách sạn.

Hai mặt quan trọng của Ủy ban điều hành hoạt động (EOC) là :
1.  Bổn phận và trách nhiệm của chính Ủy ban điều hành hoạt động (EOC).
2.  Mức độ phục vụ của Ủy ban điều hành hoạt động (EOC) và phương tiện thông tin giữa các lãnh đạo cao cấp.
Bổn phận và trách nhiệm của một số tổ chức thì rất dễ thấy, nhưng ngược lại một số tổ chức khác lại khá mơ hồ.
Cơ quan lập pháp Hoa Kỳ là một tổ chức bao gồm nhiều thành viên của các đảng phái chính trị khác nhau. Nó hoạt động rất hiệu quả bởi vì bổn phận và trách nhiệm của nó đã được quy định rõ trong Hiến pháp.

Trái lại, chúng ta thử xem xét một tổ chức hành pháp khác, tổ chức nghiên cứu về những tác phẩm vĩ đại (a Great Books discussion group). Không có luật nào chỉ định rõ hoạt động, chức năng và quyền hạn của tổ chức này, các cuộc họp của tổ chức như thế rất lỏng lẽo: nếu có ý kiến trình bày về một cuốn sách nào đó thì cũng khó để có thể quyết định tán thành, cũng như khó đồng ý chọn một cuốn sách nào đó để đọc.

Qua hai ví dụ trên, do cấu trúc Ủy ban điều hành hoạt động (EOC) của khách sạn có thể nằm một trong hai trường hợp sau:
1.  Lỏng lẽo, chức năng không cụ thể.
2.  Tổ chức tốt, bổn phận và trách nhiệm được phân định rõ ràng.

Bổn phận và trách nhiệm đều gắn liền với việc đưa ra các quyết định. Ủy ban điều hành hoạt động (EOC) là bộ phận chuyên đưa ra quyết định hoạt động hay chỉ là bộ phận tư vấn? Qua nghiên cứu cho thấy tổ chức của Ủy ban điều hành hoạt động (EOC) thường lỏng lẽo, nó không có quyền quyết định chính thức về giá cả, khuyến mãi và ngân sách vốn. Tổng Giám đốc chịu trách nhiệm về sự thành công của khách sạn và có quyền đưa ra quyết định đảm bảo sự thành công đó. Tất cả các Tổng Giám đốc cần được trả lời về một vấn đề quan trọng đó là: mức độ của quyền hành mà họ cần có để ra lệnh, không chỉ cho cá nhân thuộc cấp của họ mà còn cho cả tập thể như Ủy ban điều hành hoạt động (EOC) thì như thế nào? Nó hoàn toàn tùy thuộc vào quyền hạn mà Tổng Giám đốc giao phó cho nó, cho nên Ủy ban điều hành hoạt động (EOC) được thiết lập chỉ để đưa ra những quyết định tập thể; có Ủy ban điều hành hoạt động (EOC) chỉ giữ vai trò tư vấn cho Tổng Giám đốc và lại có Ủy ban điều hành hoạt động (EOC) chỉ có vai trò rất mờ nhạt. Các chương trình sau sẽ thảo luận về vấn đề: Các Tổng Giám đốc sử dụng các Ủy ban điều hành hoạt động (EOC) của họ như thế nào?

Ngoài vai trò chính thức ra những quyết định, EOC còn đưa ra những thông tin đầy đủ trong khách sạn vì các thành viên của Ủy ban điều hành hoạt động (EOC) thường xuyên gặp nhau để bàn bạc công việc kinh doanh. Lúc đầu cứ tưởng rằng các cuộc họp của những lãnh đạo trong một tổ chức không rõ ràng như Ủy ban điều hành hoạt động (EOC) là lãng phí thời gian. Thực tế không phải vậy, vì cứ mỗi lần cuộc họp của Ủy ban điều hành hoạt động (EOC) là mạch truyền đạt thông tin được thông suốt.

Scott và Mitchell (1976) xác định 4 chức năng của việc truyền đạt thông tin trong cuộc họp của Ủy ban điều hành hoạt động (EOC) là:
1.  Cung cấp những thông tin để giúp các lãnh đạo đưa ra quyết định.
2.  Là động cơ thúc đẩy để đạt được mục tiêu tổ chức.
3.  Là phương tiện kiểm soát để giải quyết vai trò, bổn phận và trách nhiệm mơ hồ của lãnh đạo.
4.  Tạo cơ hội tốt cho cá nhân bộc lộ xúc cảm của mình.

Trong quá trình nghiên cứu về hoạt động của Tổng Giám đốc, người ta thấy rằng có một số Ủy ban điều hành hoạt động (EOC) họp mặt đều đặn mỗi tuần hai lần, nơi khác họp một lần trong tuần hoặc nữa tháng một lần hay một tháng một lần. Ủy ban điều hành hoạt động (EOC) ít họp chứng tỏ họ ít quan tâm đến vấn đề hàng ngày. “Xem xét chính sách, chiến lược, những vấn đề pháp lý hay những chuyện trong công ty” là mục đích của cuộc họp hàng tháng của Ủy ban điều hành hoạt động (EOC) tại khách sạn. Thông qua các cuộc họp hàng tháng này, các lãnh đạo sẽ so sánh ngân sách dự kiến với kết quả hoạt động thật sự, thảo luận những vấn đề chính trong điều hành và xem xét lại những dư âm cũng như các chương trình đặc biệt. Họ cũng điểm lại hoạt động tài chính và đặc biệt chú trọng đến những vấn đề có chu kỳ trung hạn (một đến sáu tháng).

Mặt khác các cuộc họp Ủy ban điều hành hoạt động (EOC) hàng tuần hay hai tuần một lần là để thảo luận vấn đề điều hành thường ngày, từ bản phân công cho đến việc kiểm tra chi phí thực phẩm và công lao động. Tất nhiên, Ủy ban điều hành hoạt động (EOC) gặp mặt thường xuyên sẽ tạo điều kiện thuận lợi để bàn đến các vấn đề chính sách, chiến lược, pháp lý và các vấn đề cấp tập đoàn và công ty. Những Ủy ban điều hành hoạt động (EOC) thường xuyên hội họp sẽ giúp cho các lãnh đạo nắm bắt các vấn đề được chi tiết hơn. Nhưng Ủy ban điều hành hoạt động (EOC) thường xuyên hội họp để thảo luận vấn đề gì? Có bao nhiêu vấn đề được đặt ra cho Ủy ban điều hành hoạt động? Tất cả phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố:
Người Tổng Giám đốc càng phát huy vai trò của Ủy ban điều hành hoạt động (EOC), thì Ủy ban điều hành hoạt động (EOC) tham gia càng nhiều vào việc đưa ra những quyết định chung. Nhưng đối với các Tổng Giám đốc độc đoán thì Ủy ban điều hành hoạt động (EOC) sẽ không cần thiết cho họ.
•    Nhu cầu trao đổi trong nội bộ khách sạn càng nhiều thì các cuộc họp Ủy ban điều hành hoạt động (EOC) sẽ thường xuyên xảy ra. Một khách sạn quản lý công việc trôi chảy trong môi trường ổn định sẽ thấy ít cần đến sự năng động của Ủy ban điều hành hoạt động (EOC).
•    Các Giám đốc (trưởng phòng ban) khách sạn càng ít kinh nghiệm chừng nào thì càng cần những cuộc họp của Ủy ban điều hành hoạt động (EOC). Những cuộc họp Ủy ban điều hành hoạt động (EOC) là môi trường tốt để các Giám đốc các bộ phận thiếu kinh nghiệm học tập và rèn luyện.
Dưới ảnh hưởng của một Tổng Giám đốc có kinh nghiệm, Ủy ban điều hành hoạt động (EOC) là một bộ phận có giá trị trong cơ cấu tổ chức của khách sạn, sau đây là một số tác dụng cua Ủy ban điều hành hoạt động (EOC):
•    Thúc đẩy giải quyết các vấn đề tập thể và đưa ra quyết định chung.
•    Xây dựng ý thức trách nhiệm chung đối với các hoạt động tổng thể của khách sạn.
•    Giúp các lãnh đạo cao cấp có sự nhất trí và có niềm tin vào tập thể.
•    Truyền đạt thông tin ngày càng hiệu quả hơn cho những thành viên của ban lãnh đạo.
•    Phân công việc, dự đoán tình hình phát triển và kiểm tra các hoạt động.
•    Tạo nên mối quan hệ cộng tác phối hợp giữa các bộ phận với nhau.
•    Đào tạo, huấn luyện và xây dựng đội ngũ điều hành cấp cao đáp ứng yêu cầu công việc.
•    Đảm bảo thực hiện những công việc quan trọng và thực hiện các quyết định do ban quản lý cấp cao đề ra.

Khách sạn là một cơ sở kinh doanh đòi hỏi phải có nhiều người tham gia, nhưng lại được phân ra thành những bộ phận riêng tùy theo chức năng của nó. Để có được một cung cách phục vụ có chất lượng cao thì việc phối hợp giữa các bộ phận với nhau là một điều hết sức cần thiết. Vì thế các Tổng Giám đốc phải tìm ra phương cách để các bộ phận cũng như những cá nhân hợp tác làm việc một cách nhịp nhàng nhằm hướng tới mục tiêu chung. Nếu Tổng Giám đốc chỉ truyền đạt cho Giám đốc các bộ phận chức năng bên dưới những thông tin đơn thuần thì có thể sử dụng các văn bản có mẫu sẵn để chuyển tải thông tin theo hàng dọc từng người một. Còn Ủy ban điều hành hoạt động (EOC) là một đơn vị tập thể được hình thành, hoạt động mang tính chiến lược vượt xa hơn nhiều việc phổ biến đơn thuần các thông tin.

Các Tổng Giám đốc biết sử dụng tốt Ủy ban điều hành hoạt động (EOC) là để:
1.  Phát huy trách nhiệm tập thể đối với thành công hay thất bại của khách sạn.
2.  Phát triển sự đồng tâm nhất trí của tập thể đối với những tư vấn đề quan trọng.
3.  Làm thay đổi các hoạt động đơn lẻ của các nhóm thành sự phối hợp hoạt động giữa các bộ phận với nhau.

Kết quả cuối cùng là khách sạn đã vượt qua được những bất lợi trong mô hình tổ chức theo hcức năng như đã đề cập ở phần trước và tạo được sự đột biến về chất lượng trong các hoạt động dịch vụ.

ATKS

Bookmark and Share  Am thuc khach san Tạo trang in   Am thuc khach san Về đầu trang
Bài viết cùng chủ đề Sổ tay quản lý
Bạn đã bình luận thành công, nếu bình luận của bạn hợp lệ chúng sẽ đăng lên. Xin cảm ơn
Các tin khác :