khach san trong khach san Chuyện làng nước
Thứ ba, 02/09/2014

Kiểm soát hoạt động trong khách sạn - Thủ thuật kiểm soát

Thứ ba, 13/12/2011

Atks.vn - Bằng cách kiểm soát phản hồi, ban quản lý có thể kiểm soát kết quả hoạt động của đơn vị. Đó là một trong những phương thức kiểm soát.

 

Merchant đã phân loại một số phương thức kiểm soát khác nhau có thể sử dụng trong các doanh nghiệp. Ngoài việc kiểm soát kết quả, các khách sạn còn kiểm soát thái độ và động lực của họ qua kiểm soát nhân sự.

Bảng mô tả quá trình kiểm soát phản hồi đơn giản sau cho thấy một số chi tiết kiểm soát của ba phương thức:
- Kiểm soát chức năng dựa vào kết quả
- Kiểm soát những hoạt động chuyên biệt
- Kiểm soát nhân sự

Kết quả trách nhiệm Các hành động đặc thù Nhân sự
Kế hoạch, mục đích, mục tiêu Các điều kiện lý tính bắt buộc (khóa, bảo vệ…)
Hành chánh (các nhiệm vụ riêng biệt dựa trên sự phân loại công việc. 
Nâng cấp khả năng
Chọn lọc
Huấn luyện
Phân bổ
Ngân sách Trách nhiệm hoat động
Quy định làm việc
Các chính sách và thủ tục
Quy chế cách cư xử
Trau dồi kỹ năng giao tiếp
Hợp thức hóa các định tính
Kỹ năng điều phối
Đánh giá quá trình thực hiện
Tiêu chuẩn

Hiệu chỉnh tiền kết thúc
Giám sát trực tiếp
Quản lý các sự kiện thực tế phát sinh
Giới hạn chấp nhận
Hiệu chính ngân sách

Tăng cường kiểm tra chéo
Nâng cao làm việc nhóm
Hình thành những mục tiêu riêng từ những mục tiêu chung

Kiểm soát trách nhiệm trên kết quả

Với hình thức này, từng cá nhân hoặc mỗi tập thể phải chịu trách nhiệm về kết quả cuối cùng của một hoạt động nào đó. Do đó, kết quả cuối cùng của hoạt động phải xác định và đo lường được để đem so với mục đích và tiêu chuẩn định trước, nhằm khen thưởng hay xử phạt dựa trên mức độ đạt được. Chẳng hạn như: Đối với các nhân viên làm buồng, họ phải đạt được chỉ tiêu 14 phòng trong một ca làm việc. Đối với việc quản lý các quầy uống thì chi phí cho thức uống không vượt quá 18% trên doanh số.

Kiểm soát những hoạt động chuyên biệt

Kiểm soát những hoạt động chuyên biệt thường xảy ra trong khách sạn và trong mọi lĩnh vực của cuộc sống. Kiểm soát hiệu quả của những bảng cấm “Không được dẫm lên cỏ” hay “Cấm hút thuốc” trên máy bay hay quy định độ tuổi tối thiểu được uống những thức uống có cồn…tất cả là ví dụ hàng ngày về việc kiểm soát những hoạt động chuyên biệt.

Trong hoạt động khách sạn, việc cất giữ các bình và chai rượu trong tủ có khóa, sắp xếp chúng có trật tự để giảm thiểu việc mất cắp. Cấm các nhân viên uống các thức uống có cồn trong giờ làm việc ở khách sạn, hay nội quy vệ sinh liên quan đến những nhân viên sản xuất thực phẩm, nội quy an toàn cho nhân viên bảo trì và những thủ tục hành chính khi có sự cố xảy ra với khách…đều thể hiện việc kiểm soát những  hoạt động chuyên biệt.

Đối với các Tổng giám đốc hay các trưởng bộ phận: kiểm soát kết quả đạt được dựa trên năng lực của họ. Nếu đạt vượt chỉ tiêu tài chính, họ sẽ được hưởng theo kế hoạch tiền thưởng đã được đề ra. Còn đối với cấp thấp hơn như: bộ phận phục vụ tại phòng có thể thưởng khi đạt được tiêu chuẩn phục vụ buổi ăn sáng trong vòng 15 phút.

Kiểm tra những việc trên là kiểm tra những hành động chuyên biệt quy định bởi khách sạn. Kiểm soát những hành động chuyên biệt tức kiểm soát cách cư xử của nhân viên theo quy định của khách sạn để có thể thực hiện việc khen thưởng hay kỷ luật một cách phù hợp.

Về hệ thống kiểm soát hành động cụ thể, chẳng hạn như cấp “một số tiền thưởng đáng giá” dành cho nhân viên không vắng mặt hay không đi trễ bao giờ trong khoảng thời gian một tháng. Hệ thống kiểm soát như thế giúp củng cố cách cư xử đặc thù mà ban quản lý đòi hỏi ở mỗi nhân viên phải thực hiện (không vắng mặt hay không đi trễ). Muốn theo dõi được nhân viên có tuân thủ quy định này hay không phải dựa vào kiểm diện (đồng hồ bấm thẻ). Đối với những nhân viên đạt được quy định trên thì  họ sẽ nhận được tiền thưởng hàng tháng.

Xem xét lại công việc trước khi hoàn thành là một hình thức kiểm soát hoạt động cụ thể. Muốn như vậy, phải xem xét trước khi hoạt động được thực hiện và trước khi nó hoàn tất. Xem xét trước khi công việc được hoàn thành là trực tiếp giám sát cấp dưới. Mục đích của việc giám sát trực tiếp là để phát hiện những hình ảnh đặc thù của cấp dưới để điều chỉnh, giúp nhân viên hành động theo ý muốn của ban quản lý. Đây là một trong những chức năng của quản lý theo các sự kiện thực tế phát sinh. Việc kiểm tra mang tính giám sát về quản lý theo các sự kiện thực tế phát sinh thường gồm hai hệ thống: kiểm soát nhân sự và kiểm tra trách nhiệm trên kết quả. Đây là hình thức quyết liệt nhất của kiểm soát các hành động đặc thù.

Việc kiểm soát này có những giới hạn được chấp nhận như quy định về số tiền mặt tối đa mà nhân viên quầy có thể thanh toán trực tiếp với khách hàng mà không cần sự chuẩn y của cấp cao hơn, giới hạn cách cư xử bằng cách quy vùng hoạt động. Để đề phòng những hành vi có hại cho tổ chức, đòi hỏi cấp dưới phải báo cáo những điều họ dự định thực hiện. Loại kiểm soát này có liên quan trực tiếp đến sự ủy quyền. Cấp trên muốn kiểm soát càng nhiều thì ủy quyền càng bị thu hẹp và việc xem xét trước khi hành động càng kỹ lưỡng.

Kiểm soát nhân sự

Có một sự khác biệt lớn giữa kiểm soát nhân sự và kiểm soát hành động chuyên biệt. Kiểm soát những hành động chuyên biệt xác định rõ ràng cách cư xử, trong khi kiểm soát nhân sự thì sử dụng chiến lược và mục đích để thúc đẩy nhân viên được giao trách nhiệm, hoạt động có lợi cho tổ chức theo cách riêng của họ. Loại kiểm soát này khởi đầu bằng việc chọn lựa nhân viên có năng lực để đào tạo họ, giao việc cho họ và tạo cơ hội cho họ hoàn thành tốt công việc. Muốn việc kiểm soát được thực hiện tốt, phải làm công tác truyền đạt và giao việc cho nhân viên tốt. Muốn như vậy, phải làm cho nhân viên hiểu họ phải làm gì và điều họ phải làm đó sẽ đem lại sự thành công cho khách sạn. Khi có sự nhất trí của tập thể về các mục tiêu của tổ chức và cách hành động để đạt hiệu quả, thì chiến lược kiểm soát nhân sự sẽ nhanh chóng được hình thành.

Để động viên lối hành xử tốt, ban quản lý phải áp dụng biện pháp khen thưởng kịp thời. Trong kiểm soát nhân sự thì phải kiểm tra hiệu năng thực hiện công việc để chọn phong thái hành xử chuẩn nhằm áp dụng sau này và để loại bỏ phong cách hành xử không được chấp nhận trong hoạt động khách sạn. Xét hiệu năng thực hiện công việc cũng là dịp để có quyết định đào tạo, tái phân công, tăng lương và đề bạt.
Đề bạt, nâng lương giúp thúc đẩy việc hình thành động lực. Nhưng trong lĩnh vực kiểm soát thì phải sử dụng như thế nào? Đề bạt, khen thưởng và nâng lương chỉ được dựa duy nhất vào tiêu chuẩn của kết quả hoạt động và phong cách hành xử chuẩn của nhân viên khách sạn. Phải giám sát cẩn thận việc thực hiện công việc và hành vi của nhân viên và đó là cơ sở để những quyết định về mặt nhân sự.

Những nhân viên muốn được đề bạt, khen thưởng và nâng lương sớm phải sớm biết lối hành xử như thế nào là sẽ được hoặc không được thưởng. Như vậy, những hành động của họ phải được kiểm soát. Tiêu chuẩn áp dụng cho việc nâng lương và đề bạt không rõ ràng hoặc nhất quán có thể khiến nhân viên mất định hướng và sẽ gây khó khăn cho họ trong việc nhận thức loại hình hành xử nào được khách sạn xem là loại hành xử tốt trong khách sạn.

Nghĩa Nhân

Bookmark and Share  Am thuc khach san Tạo trang in   Am thuc khach san Về đầu trang
Bài viết cùng chủ đề Sổ tay quản lý
Bạn đã bình luận thành công, nếu bình luận của bạn hợp lệ chúng sẽ đăng lên. Xin cảm ơn
Các tin khác :